Nicht nur, wenn häufig Kunden das Büro betreten, muss der eigene Arbeitsplatz organisiert und strukturiert gestaltet sein. Denn im Chaos verliert man rasch den Überblick und das ist tödlich im Job. Denn alle Unterlagen müssen immer griffbereit sein, wenn der Chef oder auch Kollegen ein bestimmtes Papier oder einen Akt suchen. Mit einem durchdachten Ablagesystem steht und fällt also der Erfolg im beruflichen Leben. Denn es gehört zu den Kernkompetenzen eines jeden Büroleiters, Informationen über den Betrieb und über die aktuellen Abläufe jederzeit parat zu haben. Für noch schnellere Abläufe und eine gute Übersicht über das tägliche Geschäft.
Ein Arbeitsplatz will organisiert sein!
Transparent und optimal strukturiert, so sollte sich der Arbeitsplatz für Außenstehende und für den Arbeitnehmer selbst präsentieren. Um dahin zu gelangen, berücksichtigen Büroleiter vier wichtige Prinzipien:
- Jedes Schreiben, jede Datei, jedes Dokument hat seinen fixen Ablageort. Sowohl im Ordner als auch auf der Festplatte finden sich dann auch Kollegen und die Führungsebene in der eigenen Ablage zurecht.
- Wertlos gewordene Dokumente sollten entsorgt werden, denn zu viel Papier schafft Unordnung. Welche Rechnungen müssen wie lange aufbewahrt werden und auf was kann man verzichten?
- Maximal zwei Ablagearten sollten im Idealfall existieren: Nämlich in Papierform und am PC. Diese beiden Systeme sollten auch identisch organisiert werden und ineinander übergreifen.
- Interne Aufbewahrungsfristen legt der Chef fest, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt der Gesetzgeber vor. Auch hier lässt sich vieles aussortieren und die Ablage somit minimieren.
Mehr Effizienz und Motivation im Büroalltag
Doch nicht nur die Ablage steht für einen gut organisierten Arbeitsplatz. Vor allem die betriebliche Software gestaltet die Abläufe im Büro aktiv mit. So gibt es für jeden Fachbereich, für alle Branchen das passende Betriebssystem. Mit einem durchdachten Rechnungsprogramm für Kleinunternehmern, Handwerker und KFZ-Betriebe lassen sich die Abläufe im Unternehmen koordinieren und auch die Übersichtlichkeit ist permanent gegeben. Immer mehr Dienstleister buhlen heutzutage um die klein- und mittelständischen Betriebe. Deshalb können potentielle Neukunden die moderne Kundenverwaltung kostenlos testen und sich in aller Ruhe für ein neues Computersystem für den eigenen Betrieb entscheiden. Denn wer hier spart, spart garantiert an der falschen Stelle. Denn der Weg führt immer mehr in Richtung papierloses Büro.
