Erfahren Sie hier, wie Handwerksbetriebe Ihre Rechnungsprozesse mithilfe einer adäquaten CRM-Software optimieren können.

Im Zeitalter der digitalen Transformation können Unternehmen jeder Branche von der Nutzung einer geeigneten Business Software profitieren. Dabei gilt jedoch, dass eine Software erst dann ihr volles Potenzial entfaltet, wenn sie alle betriebseigenen Prozesse abbilden kann. Die Branchenzugehörigkeit eines Unternehmens hat erheblichen Einfluss auf die innerbetrieblichen Abläufe. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen auf der Suche nach einer geeigneten Software vor allem auf Systeme konzentrieren, die sich speziell an die eigene Branche richten. Im Folgenden wollen wir uns an dieser Stelle daher einmal näher mit einigen, wichtigen Funktionen von CRM-Systemen für Installateure auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch ein Blick auf das Kundenbeziehungsmanagement im Allgemeinen geworfen werden.

Das Kundenbeziehungsmanagement

Das Kundenbeziehungsmanagement wird im englischen Sprachgebrauch als Customer Relationship Management bezeichnet. Daher stammt auch die Abkürzung CRM, welche ebenfalls hierzulande verwendet wird. Zentrale Aufgabe des Kundenbeziehungsmanagements ist es, alle Beziehungsprozesse zwischen Kunden und Unternehmen zu optimieren. Zu den wichtigsten Zielen des CRMs zählen unter anderem die Gewinnung neuer Kunden sowie eine höhere Kundenbindung. Heutzutage kommen im Bereich des Kundenbeziehungsmanagements zumeist Softwarelösungen zum Einsatz. CRM-Systeme ermöglichen es Betrieben, alle Kundenbeziehungsprozesse digital abzubilden. Innerhalb der Software lassen diese sich dann ebenso verwalten wie auch optimieren und automatisieren. Dabei deckt das System unterschiedliche Bereiche ab, wie z.B. das Marketing, den Vertrieb, den Kundenservice, das Kontaktmanagement, das Callcenter, das Projektmanagement, das Reporting und das Workflow Management.

Die Installationsbranche

Die Installation umfasst Betriebe aus der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik (SHK) gleichermaßen. Darüber hinaus können diese Unternehmen sowohl im B2B- als auch im B2C-Umfeld tätig sein. Allein daraus ergeben sich abweichende Anforderungen an eine CRM-Software für das SHK-Handwerk. Unternehmen im B2B-Bereich zeichnen sich in der Regel durch einen kleineren Kundenkreis aus. Dafür ist jedoch auch dem einzelnen Kunden ein höherer Stellenwert beizumessen. Dennoch gibt es einige, grundlegende Anforderungen, die sich in den Anforderungsprofilen vieler Installationsbetriebe an eine geeignete CRM-Software finden lassen. Einigen dieser Funktionen wollen wir uns im Folgenden nun einmal exemplarisch annehmen.

Mobile Verfügbarkeit

Installateure sind direkt beim Kunden vor Ort im Einsatz. Aus dieser ortsungebundenen Tätigkeit ergibt sich die Notwendigkeit einer Software, die Installateure auch von unterwegs aus nutzen können. Moderne CRM-Systeme lassen sich beispielsweise via App oder per Browser-Zugang auch von mobilen Endgeräten aus nutzen. Dazu bedarf es zumeist lediglich einer stabilen Internetverbindung. Sofern diese gegeben ist, können dann Änderungen in Echtzeit an den Innendienst zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden. Auf diese Weise werden betriebliche Abläufe maßgeblich verschlankt.

Website-Verknüpfung

Im Zeitalter der digitalen Transformation ist die Website das Aushängeschild des Unternehmens. Dies gilt auch für die Installation. Installationsbetriebe haben über eine Verknüpfung von Website und CRM-Software die Möglichkeit, das volle Potenzial ihrer Unternehmenssoftware auszuschöpfen. Beispielsweise lassen sich auf der Website Kontaktformulare einrichten, welche von Kunden und Interessenten auch außerhalb der Bürozeiten ausgefüllt werden können. Die Informationen werden dann über eine Schnittstelle direkt an das CRM-System überführt und können hier weiterverarbeitet werden.

Weitere Schnittstellen

Darüber hinaus sollte die CRM-Software möglichst nahtlos mit allen weiteren zum Einsatz kommenden Softwareanbindungen verknüpft sein. In der Regel zählen dazu ERP- und DMS-Software. Über eine Anbindung an das hauseigene DMS lassen sich beispielsweise Dokumente wie Rechnungen direkt an den Kunden übermittelt. Dazu kann auch eine E-Mail-Schnittstelle zum Einsatz kommen. Alle wichtigen Informationen für die Rechnungsstellung lassen sich zudem direkt aus dem CRM ziehen, sodass der manuelle Aufwand minimiert wird und ein möglichst effizientes Kundenmanagement digital unterstützt wird. Gleiches gilt für die Anbindung an das ERP. Als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur werden hier alle zentralen Unternehmensdaten verwaltet. Dazu zählen auch konkrete Informationen zu Aufträgen, die beispielsweise bei der Rechnungsstellung benötigt werden. Über die Schnittstelle lassen sich all diese Daten automatisch überführen. Schließlich profitieren Installationsbetriebe durch die Nutzung eines vollumfänglich integrierten CRM-Systems so von schlankeren, effizienteren Prozessen.