Grundsätzlich handelt es sich bei dem Kauf von Software um ein komplexes Unterfangen. Um Unstimmigkeiten in diesem Bereich zu vermeiden, sind festgelegte Regelungen von großer Bedeutung. In hohem Maße kommt es daher vor allem auf eine realitätskonforme und professionelle Gestaltung des jeweiligen Vertrags an.
Welche Kriterien grundsätzlich zu beachten sind, wenn es um den Kauf von Software Lizenzen, beziehungsweise die damit verbundene Vertragsgestaltung geht, erklärt der folgende Beitrag.
Die Vorbereitung des Vertrages
Im ersten Schritt geht es darum, die jeweilige Aufgabenstellung so präzise wie möglich zu formulieren. Sinnvoll ist es dabei in den meisten Fällen, die Beratung eines externen Fachmanns in Anspruch zu nehmen.
Zu beschreiben sind in diesen Zusammenhang natürlich vor allem die Anforderungen an die jeweilige Anwendung. Die Aufgabe des Lieferanten besteht dann darin, diese in der Software entsprechend umzusetzen. Grundsätzlich sollten mehrere Angebote von unterschiedlichen Lieferanten eingeholt und diese sorgfältig miteinander verglichen werden.
Bei der Beurteilung der verschiedenen Angebote ist das Augenmerk vor allem auf die vorgegebenen Qualitätsmerkmale beziehungsweise ihre Erfüllung, den Preis und das erforderliche Mitwirken des Anwenders zu legen. Daneben sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um die vorliegenden Angebote sorgfältig zu prüfen.
Definition als Werkvertrag
In dem Bereich des Software-Einkaufs, welche auf einer Standardsoftware basiert, fallen einige einzelne Leistungen unter das Werkvertragsrecht, andere wiederum unter das Werklieferungsvertragsrecht beziehungsweise das Kaufvertragsrecht.
Die Anwender können durch das Werkvertragsrecht allerdings wesentlich stärker profitieren. Daneben zeigt sich dieser Vertragstyp generell als geeigneter, da sich dieser stets auf den gesamten Erfolg des Projekts – der Einführung, Installation und Lieferung – bezieht. Es ist daher zu empfehlen, die Vereinbarung mit dem Lieferanten zu treffen, dass das Werkvertragsrecht für den gesamten Vertrag angewendet wird.
Die Leistung absichern
Werden dem Lieferanten präzise Vorgaben zur Verfügung gestellt, wird gewährleistet, dass diese auch überprüfbar sind. Im Bereich des Leistungsverhalten möchten Anwender somit zum Beispiel in der Regel keine überdurchschnittlich lange Antwortzeiten erleben müssen.
Es empfiehlt sich, eine Absicherung dahingehend vorzunehmen, dass das Standardprogramm, welches die Grundlage des Software-Beschaffungsvertrages darstellt, sämtliche Funktionen, die als branchenüblich gelten, beinhaltet. Dies ist dann entsprechend in dem Vertrag zu formulieren. Daneben ist es für die Anwender ebenfalls zu empfehlen, nur einen widerruflichen Abschluss des Vertrages vorzunehmen.
Die Mitarbeiterverfügbarkeit
Bei einer Vielzahl von Projekten ergeben sich Probleme, weil auf Seite des Lieferanten der Austausch von involvierten Mitarbeitern oder sogar dem Projektleiter stattfindet. Dies kann jedoch zumindest zum Teil verhindert werden.
Dazu ist eine Vertragsstrafe zu vereinbaren, mit welcher der Abnahmetermin der Software abgesichert wird. Der Anwender sollte darüber hinaus jedoch ebenfalls Vorsorge dafür treffen, dass die wichtigsten Projektmitarbeiter auf Seiten des Lieferanten nicht ausgetauscht werden dürfen.
Bei Verzug Vertragsstrafe vereinbaren
Die ursprünglich vereinbarten Termine werden durch die Lieferanten leider oft nicht eingehalten. Es lassen sich jedoch einige Softwarehäuser finden, die bereits von ihrer Seite für diesen Fall anbieten, eine Vertragsstrafe zu zahlen.
Falls dies bei dem gewählten Lieferanten jedoch nicht der Fall sein sollte, sollte diese Regelung zur Zahlung einer Vertragsstrafe bei Verzug unbedingt durch den Anwender eingebracht werden. Oft kann der Schaden, der durch einen Verzug entsteht, schließlich kaum abgeschätzt werden.
